Impressão é um dos custos operacionais menos gerenciados nas empresas brasileiras. Enquanto gestores monitoram de perto despesas com energia, pessoal e aluguel, o "quanto estamos gastando com impressão" muitas vezes é uma pergunta sem resposta clara.

Isso é um problema, porque os custos com impressão são mais altos do que parecem — e, com a gestão certa, podem ser reduzidos em 20% a 40% sem impacto na operação.

Quanto uma Empresa Realmente Gasta com Impressão?

O erro mais comum é contabilizar apenas o custo dos suprimentos (toner e cartuchos). Mas o custo real da impressão envolve muito mais:

Pesquisa Gartner: as empresas gastam entre 1% e 3% do faturamento bruto em impressão — mas menos de 10% têm visibilidade real desse custo. Nas que medem, a surpresa é quase sempre negativa.

Como Calcular o Custo Real por Página

O indicador correto para medir eficiência de impressão é o CPP (Custo Por Página), que considera todos os fatores:

CPP = (Custo mensal total de impressão) ÷ (Total de páginas impressas no mês)

Um CPP saudável para impressão em preto e branco em ambiente corporativo está entre R$ 0,05 e R$ 0,12 por página. Se o seu CPP está acima disso, há oportunidade de melhoria.

5 Estratégias para Reduzir os Custos de Impressão

1. Implemente uma política de impressão

Defina regras claras: o que pode ser impresso, por quem e com quais configurações. Colore apenas quando necessário, duplex como padrão, e aprovação prévia para documentos acima de certo número de páginas.

2. Centralize e racionalize o parque de equipamentos

Impressoras pessoais (uma por funcionário) são caras e ineficientes. Impressoras departamentais compartilhadas têm custo por página significativamente menor. Uma análise de fluxo de impressão frequentemente revela que a empresa pode reduzir o número de equipamentos em 30% sem impacto operacional.

3. Monitore o consumo por departamento

Sem monitoramento, não há controle. Impressoras corporativas modernas permitem rastrear impressões por usuário ou departamento, identificando os maiores consumidores e onde há desperdício concentrado.

4. Negocie suprimentos estrategicamente

Suprimentos comprados de forma reativa (quando o toner acaba) são sempre mais caros do que comprados com planejamento. Um contrato de fornecimento com a Elite Soluções garante preços fixos e entrega programada, eliminando as compras de emergência em papelaria.

5. Considere a locação em vez da compra

Com a locação, o custo de manutenção e os suprimentos estão incluídos no contrato, transformando um custo variável e imprevisível em uma mensalidade fixa. Para o gestor financeiro, isso é um alívio enorme no planejamento de caixa.

Empresas que implementam monitoramento de impressão e políticas de uso adequadas reduzem o CPP em 25% a 35% nos primeiros 60 dias, segundo dados dos contratos da Elite Soluções em Goiânia.

A Importância dos Relatórios de Gestão

Você não pode gerenciar o que não mede. Relatórios mensais de impressão são fundamentais para:

Como a Elite Soluções Ajuda na Gestão de Custos

Em todos os contratos de locação e outsourcing, a Elite Soluções entrega relatórios mensais detalhados de consumo por equipamento. Nosso time analisa esses dados e proativamente identifica oportunidades de redução de custo para cada cliente.

Além disso, o modelo de contrato com custo por página garante total previsibilidade — a empresa sabe exatamente quanto vai pagar, independentemente de variações no custo de suprimentos no mercado.

Conclusão

A gestão de custos de impressão não é sobre cortar impressões — é sobre imprimir de forma inteligente e pagar o preço justo por isso. Com as ferramentas e o parceiro certos, qualquer empresa em Goiânia pode transformar a impressão de um custo descontrolado em uma despesa previsível e eficiente.

Quer fazer um diagnóstico gratuito dos custos de impressão da sua empresa? Entre em contato com a Elite Soluções.